深度解析抖音创作者大会

2024年09月20日-2024年09月22日

嘉兴 濮院

关于一个如此庞大复杂的项目管理，我们先呈现一些数据，给大家带来感知：

关于一个如此庞大复杂的项目管理，我们先呈现一些数据，给大家带来感知： 项目历时158天，占地1000亩，与556名创作者共创，文案6000条，创意产出效果图2000余张，独立输出制作图纸的主体物料10000多件，迎接了10000+名创作者与观众。

-精神状态领先的项目总PM花花-

-150天一直到最后一刻的小伙伴们-

Q1：如此复杂的场地，如何完成测绘和精准建模？

这是一场由我们和抖音客户共同创意和完成的线下活动，这么大项目的成功主要依赖客户项目管理团队的能力，重塑一个项目的形态和组织一千人的内部团队需要极大的魄力和组织能力。复杂场地的测绘与建模问题是这个项目的第一大挑战。抖音客户根据今年的项目目标、策略、板块划分及去年的经验给到了场地划分逻辑，我们测绘后根据这个逻辑，给内容快速精准落位。1287亩的小镇里房屋尺寸千差万别，几百间房屋，几十条道路、千米的河道，无数的围墙树木，在此基础上要完成数以万计的物料设计制作，测量出准确的尺寸和建成模型就成了首要任务。如果人工测量可能几个月也完不成且不够准确，好在我们有去年的经验，提早就开始了我们的实景雷达测绘工作，这是针对复杂场地活动前期最必要且负责任的准备工作。

雷达测绘更普遍地应用于建筑工程领域，此次创大利用光点云测量技术，对古镇内建筑、街道等进行测绘，制作建筑的平面及立面图，同时制作建筑物、道路、植被等实景三维模型，很好地帮助项目提供了准确的尺寸数据，并且在街道氛围解决方案输出中，提供了很好的基础街道模型，让视觉设计变得更加高效。

测绘后建成的完整小镇3D模型：

给大家分享关于雷达测绘的小锦囊：

雷达测绘公司：河南时空大数据研究院有限公司

测绘周期：整个小镇从实景测量到输出模型的时间是3周，前期在场地实景测量了5天

测绘费用：约10元/㎡

Q2：有多少人参与到项目里，又是如何高效管理和协同作战的？

对于长周期的超大体量项目来说，更重要的一个挑战是人的组织。启动会之后，我们组织了策划、设计、执行人员近100人的团队，它像一个笨重却精密的机器，但同步作业稍显迟缓。核心的创意产出，要供给100人团队的需求接口；各自版块平行推进时，缺少信息拉齐增加了不必要的重复工作；很多问题在项目开启一周之内，就赫然显现。

为应对效率问题，第一个解决方案是必须找到一个能容纳百人团队的空间，实现集中办公。公司把一楼的半层500平米开拓成了临时作战室。事实证明，这样的集中办公大大提高了效率，拉齐了共同作业的时间，保障了有问题能够及时解决，甚至可以随时拉全员的对齐会，让整个团队的工作士气和凝聚力都被燃起了。

2.项目团队人数庞大，组织结构也需要不断斟酌调整才能实现有效推进。今年客户业务负责同学60多人，最多时客户群里1000人，组织结构的合理性对于项目顺利开展至关重要。我们整体采用了项目、策划、设计分别设立大PM，再根据内容板块来下分-1级别板块PM，再到实际执行的各版块PM的三级组织结构。

3.工作标准的一致性也是项目的重大挑战，海量的客户需求每天夜里都奔涌而至，不同业务不同负责人的标准也差异巨大，我们必须不断地在团队内形成共同的工作标准和创意共识，并与抖音团队共同拉齐输出标准，所以不断地输出工作手册成为了关键手段。

组织规模作战的痛：

短期内人员数量需求大增必然导致人才密度的下降，每个业务都需要绝对优秀的独立对接能力，这让人员能力参差不齐的问题凸显。这个问题棘手却难以解决，我们竭尽全力却依旧每天迎来很多批评与投诉，对给伙伴们带来的挑战和为客户带来的困扰久久不能释怀，也借此机会深表歉意。

Q3：关于这样的造节，工作流程上有没有可以分享给大家借鉴学习的心得体会或方法论？

我们在淘宝造物节的多年经验中积累了一套针对嘉年华的创意工作流程，其核心方法是用几个主力策划代替PM成为创意阶段的负责人，策划概念先行，主导所有的沟通和创意生产推动。

嘉年华原版创意流程：

但这套工作流程在创大的初期实践中效果不好，甚至可以说很差。创意概念和草图被确认后经常被反复推翻，客户反馈手绘草图难以理解和汇报，这导致整个团队工作非常被动。经过跟抖音团队的沟通磨合反思后，我们发现创大的最大组织特征是决策相对分散，几十个业务就有几十个决策人，决策人对工作标准和流程、对策划文案和草图的理解差异非常大，所以策划概念先行这个模式会导致大量的理解障碍和返工。为此，我们迅速与抖音团队沟通调整了执行思路与工作流程，调整后工作顺畅程度也随之改善。

创大版修正创意工作流程：

关于创意工作流程的小锦囊：

大型复杂项目，首先要搞清客户的决策是偏向集中还是偏向分散。决策集中型项目，我们需要保持和决策者目标高度一致，加以贯彻执行；而决策分散型项目，我们需要考虑每个业务、伙伴的喜好，并就项目主目标和业务分支目标，要求各版块负责PM深度与客户进行沟通，在开始具体工作前尽可能得到该版块的准确信息。

Q4：这种超大型项目里如何管理好预算，做到物尽其用？

面对如此规模的项目，在初期准确拆解预算是一个对项目有决定性影响的工作。我们将预算以房间和空间为单位，拆解到最小单元，力求任何一个拆解项目误差不过万元。且将预算透明给到所有的项目同学及客户，拉齐大家对于各自负责板块的呈现预期。明确规定了所有项目人员的预算调整权限。

关于预算管理的小洞察：

未来用有限的预算达成更好的项目成果必将成为常态，预算管理是对每一个从业者业务精深能力的试金石。

Q5：总共花了多长时间筹备？

从中标到落地整个执行周期5个月，但我们也在实践中得到了一个反直觉的洞察：大型项目执行周期并不是越久越好。

我们通常会认为执行周期足够长，无疑会争取到更好的细节打磨和落地的效果保障。事实上每个项目按照工作量和执行目标都应该有合理的时间周期，它首先要保证一个庞大的团队能在合理的成本结构下全情投入地跑起来，另外也能促使极其分散的事项可以在统一的进度框架下得到顺利推进。一个合理的时间周期需要我们与客户一起打磨、确定，既能提高项目产出比，又可以相对从容，给效果留出buffer。

关于超大体量项目的细节时间管理，没有捷径，我们的做法是像作战一样精确到人、精确到小时。

以设计工作为例，我们首先会拉通设计进度的共享大表，设计PM+执行PM可见可修改（涉及业务文字内容已脱敏）

接下来就是我们体系化的“作战指挥”，每个人分工明确流水式作业。

1. 每个具体工作项都有统一的时间标准。例如：手绘12小时，3D效果图36-48小时（依据难易程度调整），布置作业时就要定好交稿时间；策划一个业务空间4小时；制作一个空间的报价2小时等等。

2. 精确到小时。不要上午、下午、晚上，要确定具体交付时间。

3. 动态调整。设计大PM每天的工作就是对着这张表，要清楚地知道每个人每段时间在做哪张图，才能够实现精确交付，并处理紧急问题的动态调整。

总体而言，时间、成本、质量是项目管理的基本三角形，每一个部分的改变都会让整个运营难度发生指数级增加。我们唯有在这三个点上都发挥出极致的管理能力，才能在项目安全的基础上不断的增加价值的面积，这也是活动管理中最具挑战，最有魅力的地方。

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图片及视频来自网络及品牌公开信息，出处见网络

信息来自hofo